Wymogi formalne wniosków dot. uprawnień rodzicielskich

Jednocześnie z nowymi przepisami regulującymi uprawnienia rodzicielskie, o których pisaliśmy pod koniec ubiegłego roku, 2 stycznia 2016 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 roku w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. Rozporządzenie to określa wymagania dotyczące treści wniosków:

  • o udzielenie części urlopu macierzyńskiego, urlopu lub części urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu lub części urlopu rodzicielskiego i ojcowskiego;
  • w sprawie rezygnacji z tych urlopów;
  • o łączenie korzystania z urlopu rodzicielskiego lub jego części z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego takiego urlopu;
  • o udzielenie urlopu wychowawczego lub jego części;
  • o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego.

Rozporządzenie określa również dokumenty oraz oświadczenia, które pracownik musi dołączyć do danego wniosku.

Nieodzownym załącznikiem każdego wniosku jest akt urodzenia dziecka. Dopuszczalne są kopie tych dokumentów. Zagraniczny akt urodzenia pracownik powinien przedłożyć wraz z jego tłumaczeniem na polski.

Wymagania dotyczące pozostałych dokumentów zależą od rodzaju wniosku składanego przez pracownika. Jeżeli w aktach osobowych pracownika znajdują się już dane dokumenty, pracownik nie musi ich dołączać do danego wniosku. W przypadku dołączania do wniosku kopii wymaganych dokumentów, pracodawca może zażądać przedłożenia ich oryginałów w celu ich weryfikacji i potwierdzenia kopii za zgodność z oryginałem.

Z nowych przepisów Kodeksu pracy wynika, że wszystkie wnioski pracowników związane z uprawnieniami rodzicielskimi powinny być składane w formie pisemnej. Wniosek może być również złożony w formie elektronicznej, jeżeli opatrzony jest bezpiecznym podpisem elektronicznym, co wciąż jest jednak rzadko praktykowane. Z drugiej strony często spotyka się wysłanie wniosku e-mailem. Choć nie spełnia to wymogu formy pisemnej, pracodawcy często akceptują taką formę.

Nie zmieniło się to, że pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika, złożony w odpowiedniej formie oraz we właściwym terminie. Wyjątek stanowi wniosek o łączenie korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy. Pracodawca może go odrzucić lub zaproponować zmodyfikowane rozwiązanie, jeżeli jego uwzględnienie jest niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Wniosek złożony po terminie lub bez zachowania formy pisemnej pracodawca teoretycznie może, lecz nie musi uwzględnić. Nieuwzględnienie wniosku zawsze powinno być jednak odpowiednio uzasadnione, najlepiej też pisemnie.

Wydaje mi się, że pracodawca nie może nie uwzględnić pisemnego i terminowego wniosku, który jednak nie zawiera wszystkich wymaganych danych lub odpowiednich dokumentów. W takiej sytuacji, w razie wątpliwości pracodawca powinien moim zdaniem wezwać pracownika do uzupełnienia wniosku o brakujące elementy. Uzupełniony wniosek będzie wówczas skuteczny od dnia jego pierwotnego złożenia.

Nowe przepisy nakładają na pracowników dodatkowe obowiązki formalne. W praktyce jednak obowiązki te nie powinny być dla pracowników zbyt uciążliwe, zwłaszcza w kontekście korzyści płynących z przysługujących im, rozszerzonych uprawnień rodzicielskich.

Wojciech Kwiatkowski

Wojciech Kwiatkowski
Aplikant Radcowski, Associate

wojciech.kwiatkowski@dzp.pl

Komentarze

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *