Jak okiełznać „dodatkową teczkę”, czyli Q&A w sprawie dokumentacji przechowywanej poza aktami osobowymi

Na gruncie nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej[1], pracodawca ma obowiązek prowadzić już nie tylko akta osobowe pracownika, ale także ściśle przez ustawodawcę określoną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Ogólnie można określić ten dodatkowy zbiór dokumentów mianem „drugiej teczki” czy „dodatkowej teczki”, całkowicie odrębnej od akt osobowych. Musi być ona prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika.

Jakie dokumenty zaliczamy do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?

Katalog dokumentów wchodzących w skład dodatkowej teczki ma charakter zamknięty i znajduje się w § 6 rozporządzenia. Nie można więc dołączać do niej czegokolwiek, co poza ten katalog wykracza. W skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wchodzą:

1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, składające się z:

a) ewidencji czasu pracy;

b) wniosków pracownika dotyczących następujących kwestii:

  • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych;
  • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat;
  • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty;
  • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy;
  • stosowania weekendowego systemu czasu pracy;
  • stosowania ruchomego systemu czasu pracy;

c) dokumenty związane:

  • ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy;
  • z uzgodnieniem dnia wolnego za pracę w dniu wolnym od pracy;
  • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem w gotowości do pracy poza normalnymi godzinami pracy;

d) zgody:

  • pracownika opiekującego się dzieckiem do 4 roku życia na: wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy;
  • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.

2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

3. karty (listy) wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

4. karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia, ich pranie i konserwację.

W kontekście prowadzenia tej dodatkowej dokumentacji pracodawcy mają jednak różne wątpliwości. Te najistotniejsze wyjaśniamy poniżej w formie pytań i odpowiedzi.

Q: Czy dla każdego pracownika w firmie muszę teraz tworzyć dodatkową dokumentację („teczkę”)?

A: Tak, nowe zasady dotyczą wszystkich obecnych i nowych pracowników, ale różny jest zakres czasowy tego obowiązku. Dokumentację dodatkową prowadzimy:

  • dla zatrudnionych od 1.01.19 – na nowych zasadach;
  • dla zatrudnionych przed 1.01.19, ale pracujących nadal po tej dacie – nowe zasady dotyczą tylko dokumentacji zebranej od 1.01.19, czyli nie musimy zmieniać dokumentacji z lat ubiegłych („teczka” będzie dotyczyła tylko nowych dokumentów), ale mamy możliwość prowadzenia dokumentacji w całości na nowych zasadach;
  • dla byłych pracowników niepracujących już 1.01.19 – nie musimy nic zmieniać w dokumentacji, ale możemy to zrobić.

W skrócie, graniczną datą, od której bezwzględnie musimy stosować się do nowych zasad i odpowiednio przechowywać tzw. dokumentację związaną ze stosunkiem pracy jest 1.01.19. To, co robiliśmy z dokumentami wcześniej nie wymaga zmian.

Q: Czy mogę prowadzić dodatkową dokumentację elektronicznie?

A: Tak. Należy jednak pamiętać o zachowaniu wszystkich wymogów stawianych przez rozporządzenie dla dokumentacji elektronicznej, m.in. dotyczących jej odpowiedniego zabezpieczenia i funkcjonalności, wymienionych w rozdziale 3 rozporządzenia.

Q: Chcę prowadzić akta osobowe nadal w formie papierowej, ale dodatkową dokumentację elektronicznie i odwrotnie? Czy jest to dopuszczalne?

A: Tak, choć istniały co do tego wątpliwości. Nowe brzmienie art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy wskazuje, że pracodawca obowiązany jest „prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników”. Słowo „lub” okazało się nie dla wszystkich jasne, bo nie dawało jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy pracodawca musi dla całości dokumentacji wybrać tylko jeden sposób przechowywania, czy też dopuszczalne jest tu zróżnicowanie. W odpowiedzi na zapytanie „RP”[2], MPiPS wyraziło stanowisko, że jest możliwe przechowywanie akt osobowych w innej postaci niż pozostałej dokumentacji, co ostatecznie powinno rozwiać wątpliwości pracodawców, tym bardziej, że jest to rozwiązanie praktyczne i niezbędne.

Tym samym MPiPS potwierdziło stanowisko, które prezentowaliśmy od samego początku. Zatem reasumując – pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe w formie papierowej, a pozostałą dokumentację w formie elektronicznej i odwrotnie.

Q: Czy mogę prowadzić dokumentację dodatkową dla części pracowników elektronicznie, a dla części papierowo?

A: Tak. Możłiwość taką potwierdziło również MPiPS. Rozporządzenie nie stawia tu wymogu ujednolicenia formy prowadzenia dokumentacji dla wszystkich pracowników. Umożliwia to stopniowy proces przechodzenia z dokumentacji papierowej na elektroniczną, który z oczywistych względów nie odbywa się jednego dnia, a czasami trwać może nawet kilka miesięcy.

Q: Dodatkowa dokumentacja zawiera szereg różnych dokumentów. Czy mogę część z nich przechowywać elektronicznie, a część papierowo?

A: Tak. O ile możliwość taka nie istnieje w przypadku akt osobowych, bo przeczy ich integralności, o tyle nie ma przeszkód dla jej zastosowania w odniesieniu do dodatkowej dokumentacji. Należy jednak pamiętać, aby poszczególne elementy (podgrupy) dokumentacji, np. ewidencja, zbiór wniosków dot. czasu pracy itp. pozostawały w pewnym zbiorze, czy to elektronicznym czy papierowym. Nie jest w naszej ocenie możliwe przechowywanie np. części wniosków urlopowych na komputerze, a pozostałych w teczce. Zgodnie z prawem działamy, porządkując dokumenty rodzajowo. Pomocny jest tu katalog z rozporządzenia, który przywołujemy na początku artykułu – wyraźnie zaznaczono w nim poszczególne kategorie dokumentów.

Q: Co się zmieniło w kwestii ewidencji czasu pracy? Czy mogę nadal prowadzić ewidencję w specjalnym programie komputerowym?

A: Zakres prowadzenia ewidencji czasu pracy co do zasady nie zmienił się w stosunku do przepisów poprzednio obowiązujących. Jednak teraz do ewidencji stosować należy sposoby i okresy przechowywania na podstawie nowych zasad, ewidencja wchodzi bowiem w zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Prowadzenie ewidencji wyłącznie w systemie komputerowym jest rozwiązaniem dopuszczalnym, ale przepisy wymagają, by ewidencję prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie. Z tego względu musi istnieć możliwość uzyskania wydruku czy wglądu do pełnej ewidencji każdego pracownika z osobna. Jeżeli program czy plik pozwala wyłącznie na uzyskanie zbiorczego zestawienia dla wielu pracowników, może być to kwestionowane.

Q: Dodatkowa teczka – czy na pewno?

A: Podsumowując, dokumentacja związana ze stosunkiem pracy od początku 2019 r. musi być prowadzona w bardziej sformalizowany i skategoryzowany sposób i może przyjąć postać dodatkowej teczki papierowej lub zbioru elektronicznego. Ale istnieje też możliwość różnicowania przechowywanych w niej dokumentów, więc ostatecznie teczka danego pracownika może składać się i z wersji papierowej, i z wersji elektronicznej.

Zapraszamy do kontaktu w przypadku kolejnych pytań i wątpliwości w związku z dokumentacją pracowniczą.

 

Justyna Tyc

Katarzyna Kulesza

[1] Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U. z 2018, poz. 2369

[2] https://www.rp.pl/Wyjasnienia-urzedow/303079999-Stanowisko-MRPiP-z-7-lutego-2019-r-w-sprawie-wyboru-formy-prowadzenia-dokumentacji-pracowniczej.html

Justyna Tyc

Justyna Tyc
Radca Prawny, Associate

justyna.tyc@dzp.pl

Katarzyna Kulesza

Katarzyna Kulesza


katarzyna.kulesza@dzp.pl

Komentarze

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *