Accounting and taxes

Po wakacyjnej przerwie Ministerstwo Sprawiedliwości przedstawiło kolejną wersję projektu ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych (UOPZ). Do projektu wprowadzono szereg zmian, które istotnie modyfikują zakres odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. Czego należy się spodziewać?

WINA W ORGANIZACJI – CZY WIEMY O NIEJ WIĘCEJ?

W stosunku do poprzedniej wersji projektu zaszły istotne zmiany. W pierwotnym brzmieniu podmiot zbiorowy ponosił odpowiedzialność z tytułu tzw. winy w organizacji, jeśli organizacja tego podmiotu „nie przeciwdziałała istotnym zagrożeniom prowadzącym do popełnienia czynu” przez jego kontrahenta. Wśród przejawów winy w organizacji projekt wskazywał brak określenia zasad postępowania w wypadku nieprawidłowości lub zakresu odpowiedzialności organów, osób uprawnionych do jego reprezentowania i pracowników. W nowej wersji projektu rozszerzono odpowiedzialność z tego tytułu i doprecyzowano jakie nieprawidłowości mogą zostać uznane za przejaw winy w organizacji. Odpowiedzialność ta ma się rozciągać nie tylko na czyny kontrahentów, ale też czyny wszystkich innych osób i organów, które mogą być podstawą odpowiedzialności podmiotu zbiorowego. Natomiast wśród przykładów nieprawidłowości w organizacji projekt wymienia m.in.:

  • nieokreślenie zasad postępowania w przypadku zagrożenia popełnienia czynu,
  • nieokreślenie zakresu odpowiedzialności organów, komórek organizacyjnych, pracowników lub osób uprawnionych do działania w imieniu lub interesie podmiotu zbiorowego,
  • nieokreślenie osoby lub komórki organizacyjnej nadzorującej przestrzeganie przepisów i zasad regulujących działalność podmiotu (dotyczy co najmniej średnich przedsiębiorców),
  • fakt, że osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu, podejmowania w jego imieniu decyzji lub sprawowania nadzoru wiedziała o nieprawidłowości, która ułatwiła lub umożliwiła popełnienie czynu zabronionego.

W praktyce dla wykazania, że podmiot nie ponosi winy w organizacji konieczne będzie wdrożenie wewnętrznych rozwiązań, które określą zasady i zakres odpowiedzialności poszczególnych elementów organizacji, a także efektywnego systemu zgłaszania nieprawidłowości i dobrze opisanej ścieżki postępowania z informacją o nieprawidłowościach (działania wyjaśniające i naprawcze). W przypadku dużych i średnich przedsiębiorców konieczne będzie też wyznaczenie osoby lub komórki organizacyjnej, której zadaniem jest nadzorowanie przestrzegania przepisów i zasad (funkcja compliance). Będzie to szczególnie istotne w kontekście przewidzianego w projekcie rozkładu ciężaru dowodu – to podmiot zbiorowy musi bowiem udowodnić brak winy w organizacji.

CZY FIRMĘ MOŻE OCHRONIĆ AUDYT?

Dodatkowo projekt zakłada, że za winę w organizacji nie będzie odpowiadał podmiot, który nie rzadziej niż raz na 2 lata poddawany był audytom zgodności i ryzyka. W świetle projektu audytem takim jest weryfikacja dokonana przez firmę audytorską pod kątem procedur wewnętrznych zapewniających zgodność działalności podmiotu z prawem oraz pod kątem oceny ryzyka popełnienia czynu w związku z prowadzoną przez ten podmiot działalnością. Ponadto w strukturze podmiotu musi być wyznaczony organ nadzorujący przestrzeganie zasad i przepisów regulujących jego działalność (funkcja compliance). Jednak od odpowiedzialności nie będzie można się uchylić, jeśli weryfikacja lub działalność wskazanego organu były nierzetelne, przeprowadzone przez osoby nieposiadające wystarczających kwalifikacji lub miały charakter pozorny.

OCHRONA SYGNALISTÓW

Projekt zobowiązuje organy podmiotu zbiorowego, a w szczególności wspomniany organ nadzorujący przestrzeganie zasad i przepisów regulujących jego działalność lub osoby sprawujące nadzór wewnętrzny, do wyjaśniania informacji o nieprawidłowościach zgłaszanych przez pracowników, usuwania stwierdzonych nieprawidłowości lub naruszeń oraz zapewnienia ochrony zgłaszającym je osobom. Taka „instytucjonalizacja” procesu whistleblowingowego w organizacji podkreśla znaczenie tego rozwiązania i wagę prawidłowo wykonywanej funkcji compliance.

KWESTIE PROCEDURALNE

W nowej wersji projektu uszczegółowiono też regulację trybu prowadzenia postępowania przeciwko podmiotom zbiorowym. Postępowanie będzie można wszcząć zarówno z urzędu, jak i na wniosek. Wprowadzono m.in. koncepcję wniosku retrybucyjnego, który prokurator kieruje do sądu po zakończeniu postępowania przygotowawczego, jeżeli dowody zgromadzone w sprawie wskazują, że wprawdzie w danych okolicznościach podmiot zbiorowy nie ponosi odpowiedzialności, ale zachodzą przesłanki orzeczenia przepadku lub zwrotu korzyści uzyskanej z czynu. Utrzymano szeroki katalog dolegliwych środków zapobiegawczych, które mogą zostać zastosowane przez prokuratora (na etapie postępowania przygotowawczego) lub sąd (w postępowaniu sądowym). Wśród środków tych znalazły się m.in. zakaz zawierania umów określonego rodzaju, zakaz prowadzenia określonej działalności czy zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne przez czas trwania postępowania. Z punktu widzenia bieżącego prowadzenia biznesu istotne ryzyko nadal wiąże się również z zabezpieczeniem majątkowym, które może okazać się zagrożeniem dla płynności finansowej firmy. Nowością jest natomiast wprowadzenie możliwości uchylenia się od odpowiedzialności przez podmiot, który w związku z czynem zagrożonym karą pozbawienia wolności do lat 5, po jego popełnieniu zawiadomił organy ścigania i ujawnił jego istotne okoliczności oraz naprawił szkodę, zwrócił korzyść uzyskaną z czynu lub jej równowartość, o ile zawiadomienie dotrze do organów ścigania zanim powezmą o nim informację w inny sposób.

CO OZNACZAJĄ ZMIANY?

Analiza wprowadzonych do projektu zmian wskazuje, że idą one w kierunku rozszerzania zakresu odpowiedzialności i jej dalszego zaostrzania. Wejście w życie ustawy (prognozowane na początek przyszłego roku) dla niektórych firm może oznaczać spore zmiany w wewnętrznej organizacji, konieczność przemodelowania podziału odpowiedzialności, a nierzadko także zbudowania od podstaw systemu whistleblowingowego. Na tak rewolucyjne zmiany warto zacząć przygotowywać się już dziś.

Anna Hlebicka-Józefowicz

Anna Hlebicka-Józefowicz
Prawnik, Associate

anna.hlebicka-jozefowicz@dzp.pl

dr Anna Partyka-Opiela

dr Anna Partyka-Opiela
Radca Prawny, Partner

anna.partyka-opiela@dzp.pl

dr Hanna Gajewska-Kraczkowska

dr Hanna Gajewska-Kraczkowska
Adwokat, Counsel

hanna.gajewska-kraczkowska@dzp.pl

Komentarze

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *